La legge consente al cittadino, portatore di un interesse ritenuto meritevole dall’ordinamento, di ottenere copia degli atti formati dalla pubblica amministrazione.
Con la normativa FOIA, l’ordinamento italiano riconosce la libertà di accedere alle informazioni in possesso delle pubbliche amministrazioni come diritto fondamentale. Il principio che guida l’intera normativa è la tutela preferenziale dell’interesse conoscitivo di tutti i soggetti della società civile: in assenza di ostacoli riconducibili ai limiti previsti dalla legge, le amministrazioni devono dare prevalenza al diritto di chiunque di conoscere e di accedere alle informazioni possedute dalla pubblica amministrazione.
PER DIRITTO DI ACCESSO, si intende il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi;
PER INTERESSATI, si intende tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso;
PER DOCUMENTO AMMINISTRATIVO, si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.
E' bene distinguere 3 forme di diritto di accesso:
- l’accesso documentale ordinario, permette a chiunque di richiedere documenti, dati e informazioni detenuti da una Pubblica Amministrazione riguardanti attività di pubblico interesse, purché il soggetto che lo richiede abbia un interesse diretto, concreto e attuale rispetto al documento stesso. La richiesta deve essere motivata così come anche il rifiuto da parte dell’amministrazione;
- l’accesso civico semplice, consente a chiunque di richiedere documenti, dati o informazioni che le amministrazioni hanno l'obbligo di pubblicare nella sezione "Amministrazione trasparente" dei propri siti istituzionali;
- l’accesso civico generalizzato, consente a chiunque di richiedere dati e documenti ulteriori rispetto a quelli che le amministrazioni sono obbligate a pubblicare se non si realizza il pericolo di compromettere altri interessi pubblici o privati rilevanti, indicati dalla legge. Il richiedente ha la facoltà ma non l'obbligo di motivare la richiesta di accesso.